1. di essere a conoscenza delle modalità d'uso dell'Auditorium indicate dalla Fondazione proprietaria e di impegnarsi incondizionatamente a rispettarle;
2. di essere, in particolare, a conoscenza che la capienza massima dell'Auditorium è di n. 99 persone, compresi gli addetti ed il personale di servizio;
3. di impegnarsi a comunicare alla Fondazione, tempestivamente, tutte le eventuali variazioni, rispetto a quanto dichiarato nella richiesta d'uso;
4. di attenersi alla dicitura “Auditorium del Palazzo delle Esposizioni, Piazza San Martino n.7, 55100 Lucca”;
5. di coordinarsicon la Fondazione per consegnare in tempo utile alla Segreteria, manifesti, inviti e altro materiale pubblicitario relativo all’attività da svolgere nell’Auditorium;
6. di informare con sollecitudine la Fondazione nel caso l’evento preveda strutture di allestimento, foniche, video o grafiche EXTRA A QUELLE STANDARD. Tali installazioni, totalmente a carico del richiedente, dovranno essere preventivamente autorizzate dalla Fondazione;
7. di obbligarsi a rimborsare alla Fondazione Lucca Sviluppo i costi inerenti all’uso; Il rimborso spese d’uso dell’Auditorium pari a € ;
8. il costo dell’Auditorium varia secondo la natura giuridica del richiedente e la fascia oraria d’interesse;
9. si ricorda che al costo sarà applicato un +15% per iniziative che si svolgono nei giorni festivi, sabato e domenica;
10 . eventuali criticità, richieste specifiche e sopralluoghi tecnici dovranno essere concordati con la Segreteria della Fondazione. La richiesta di personale tecnico durante il sopralluogo ha un costo orario di 25,00 euro.

Informativa richiedenti interventi della Fondazione
ai sensi del Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali

Nel rispetto di quanto previsto dal Reg. UE 2016/679 e dal D.lgs. 196/2003,così come modificato dal D.lgs. 101/2018, con la presente informativa la Fondazione Banca del Monte di Lucca e la Fondazione Lucca Sviluppo - premesso di aver concluso un accordo di contitolarità ai sensi dell’articolo 26 Reg. UE 2016/679, il cui contenuto essenziale è a disposizione presso le sedi dei Contitolari - forniscono le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali da Lei forniti al momento della richiesta di spazi espositivi e/o uso dell’auditorium da parte della Fondazione (anagrafica, dati di contatto, dati di pagamento, indirizzo email).
Ai sensi dell’art.13 Reg. UE 2016/679, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni:

1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEI CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO

Fondazione Banca del Monte di Lucca (di seguito anche Fondazione BML), con sede in Piazza San Martino 4, 55100, Lucca, C.F. 00130620461.
Fondazione Lucca Sviluppo (di seguito anche Fondazione LS), con sede in Piazza San Martino 7, 55100, Lucca, C.F. 92061840465.
I Contitolari possono essere contattati al seguente indirizzo e-mail: privacy@fondazionebmlucca.it

2. BASE GIURIDICA, FINALITÀ E LICEITÀ DEL TRATTAMENTO

La base giuridica che legittima il trattamento è l’adempimento di obblighi di legge e in particolare quanto richiesto alla Fondazione BML dal decreto legislativo 17 maggio 1999, n. 153 e relative disposizioni statutarie e regolamentari e dal Protocollo d’intesa Acri-MEF del 22 aprile 2015.
La informiamo che tratteremo i dati personali forniti nella misura strettamente necessaria per adempiere alle seguenti finalità:

1. per la valutazione e successiva gestione delle richieste di uso degli spazi del Palazzo delle Esposizioni;
2. per gli adempimenti necessari all’assegnazione, fatturazione e per gli adempimenti successivi;
3. gestione del protocollo, relativamente ai dati necessari per la classificazione della corrispondenza inviata;
4. per adempiere agli obblighi di informazione previsti da disposizioni normative alla stessa applicabili, ovvero quando ciò sia necessario per esigenze di rendicontazione della Fondazione BML di cui all’articolo 9 del d.lgs. n. 153 del 1999 dell’attività istituzionale svolta o di rappresentanza della medesima Fondazione;
5. per finalità storico-statistiche.

3. DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati raccolti potranno essere comunicati a destinatari, nominati ex art. 28 Reg. UE 2016/679, che tratteranno i dati in qualità di Responsabili esterni e/o in qualità di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e del Responsabile o a enti che agiscono in qualità di autonomi Titolari. L’elenco dei Responsabili esterni è consultabile presso gli uffici della Fondazione BML.
I dati potranno inoltre essere comunicati o diffusi all’esterno in adempimento di obblighi di informazione recati da disposizioni normative alla stessa applicabili, ovvero quando ciò sia necessario per esigenze di rendicontazione della Fondazione BML di cui all’articolo 9 del d.lgs. n. 153 del 1999 dell’attività istituzionale svolta o di rappresentanza.

4. TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZO E/O UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE

I dati di natura personale forniti non saranno trasferiti all’estero, né all’interno né all’esterno dell’Unione Europea. Si precisa che l’utilizzo di Google Drive o Dropbox può comportare il trasferimento di dati su server collocati all’estero (sia UE che extra UE), sempre in conformità alle disposizioni di Legge applicabili e, comunque, nel rispetto della massima sicurezza.

5. PERIODO DI CONSERVAZIONE O CRITERI UTILIZZATI PER DETERMINARE TALE PERIODO

Nel rispetto di quanto previsto dall’art. 5 Reg. UE 2016/679 e del principio di minimizzazione, i dati raccolti verranno conservati su sistemi informatici protetti o in forma cartacea con modalità che consentano l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati personali sono raccolti, e comunque non oltre il termine di 12 mesi dalla raccolta. Decorsi tali termini i dati saranno distrutti o resi anonimi. Qualora Lei per qualsiasi motivo ritenga esaurita la finalità del trattamento (prima del suddetto termine) dovrà darne comunicazione scritta al Titolare, che procederà all’immediata cancellazione dei dati raccolti.

6. DIRITTI DEGLI INTERESSATI E MODALITÀ DI ESERCIZIO DEGLI STESSI

Nella sua qualità di interessato Lei potrà far valere i propri diritti di cui al Capo III (artt. 15-22) del Reg. UE 2016/679 rivolgendosi ai Contitolari del trattamento tramite posta elettronica all’indirizzo privacy@fondazionebmlucca.it , tramite raccomandata a/r - c/o l’indirizzo della sede legale dei Contitolari- ovvero mediante consegna cartacea.
I diritti di cui gode, ai sensi del Reg. UE 2016/679, sono i seguenti:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione;
• la revoca del consenso;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità.

Tali diritti le sono garantiti senza oneri e formalità particolari per il loro esercizio, che si intende essenzialmente a titolo gratuito.
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, Lei può altresì presentare un reclamo all’Autorità di controllo secondo quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 e dal Codice Privacy, come modificato dal D. Lgs 101/2018.

7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali da lei conferiti saranno registrati, elaborati, gestiti ed archiviati in forma cartacea e/o con l’ausilio di strumenti elettronici informatici e comunque in modo tale da garantire la sicurezza e la riservatezza degli stessi. Il trattamento verrà effettuato dal personale espressamente autorizzato e viene effettuato senza l’intervento di sistemi o processi automatizzati e senza attività di profilazione.

8. NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 ha natura facoltativa ma è indispensabile per raggiungere le finalità di cui sopra. L’eventuale parziale o totale mancato conferimento dei dati comporterà però l’impossibilità di raggiungere le finalità di cui al punto 2 e pertanto l’impossibilità di gestire le richieste di contributo.

I Contitolari del trattamento

Fondazione Banca del Monte di Lucca
Fondazione Lucca Sviluppo